Huishoudelijk reglement – Stichting New Sound

HUISHOUDELIJK REGLEMENT NEW SOUND

Artikel 1 Het koor

New Sound is een stichting. New Sound is een gemengd 50+ koor. Het repertoire is pop- en musicalmuziek. De repetities zijn iedere donderdagavond van 20.00 uur tot 22.15 uur in Woonzorgcentrum Abtswoude, Aart van der Leeuwlaan 332 in Delft.
Het koor staat onder leiding van een professionele enthousiaste dirigent. De dirigent maakt deel uit van de stichting en sluit een contract af met het bestuur.

Artikel 2 inschrijving

Inschrijving als aspirant-deelnemer geschiedt door de secretaris. Hij of zij wordt bij inschrijving geïnformeerd over het bedrag van de te betalen contributie en de wijze van betaling hiervan, benevens alle verder voor de deelnemers geldende regels zoals staat omschreven in H.H.R.

Artikel 3 contributie

De contributie bedraagt € 52,50 per kwartaal. De contributie moet bij vooruitbetaling worden voldaan. Dit geschiedt per kwartaal of halfjaarlijks door het te storten op rekeningnummer NL97INGB0004481032 t.n.v. New Sound te Delft. Een maandelijkse betaling van €17,50 is mogelijk als betaling per kwartaal bezwaarlijk is, maar brengt voor het koor wel extra administratiekosten met zich mee.

Artikel 4 het bestuur

Een bestuurslid zit maximaal 3 jaar in het bestuur en kan maximaal 2 maal herkozen worden. Bestuursleden worden gekozen door het bestuur. Aftreden gebeurt volgens het rooster van aan- en aftreden (zie bijlage) en bij voorkeur niet het hele bestuur tegelijk. Het bestuur bestaat uit: voorzitter, penningmeester, secretaris, bibliothecaris en algemeen adjunct. Voor taakomschrijvingen (zie bijlage).

Artikel 5 bestuursvergaderingen

Bestuursvergaderingen worden gehouden volgens een rooster, dat bij het begin van het stichtingsjaar wordt opgesteld voor het lopende jaar. Indien noodzakelijk kunnen tussentijds bestuursvergaderingen gehouden worden. De voorzitter kan op de bestuursvergaderingen personen uitnodigen, die niet tot de stichting behoren, doch ter zake kundig zijn. Deze personen hebben geen stemrecht en kunnen worden verzocht na het betreffende agendapunt de vergadering te verlaten.

Artikel 6 De rol en verantwoordelijkheden van de dirigent in relatie tot het bestuur
De dirigent toetst, aan de hand van een stemtest, de kwaliteit en de stemsoort van de aspirant-deelnemer en adviseert het bestuur omtrent de toelating.
De dirigent doet voorstellen aan het bestuur voor het te zingen repertoire en de programmasamenstelling bij concerten en uitvoeringen.
De dirigent adviseert het bestuur aangaande de aanschaf van bladmuziek.
De dirigent verzorgt de soundfiles van het in te studeren repertoire en plaatst dit in de dropbox.
De dirigent beoordeelt de voorstellen voor nieuwe nummers aangeleverd door individuele koorleden en bespreekt dit met bestuur, alvorens deze op de repertoirelijst te plaatsen.
De dirigent bepaalt, na overleg met het bestuur, de opstelling van het koor tijdens repetities, concerten en optredens.
De dirigent adviseert het bestuur bij het hanteren van de wachtlijsten.

Artikel 7 Rol webbeheerder

Het bestuur benoemt uit de deelnemers één deelnemer, die wordt belast met het beheer van de website van de stichting.
Bij ontbreken aan een geschikte kandidaat kan het bestuur iemand van buiten de deelnemers aanzoeken om deze functie uit te voeren.
De webbeheerder is te allen tijde verantwoording verschuldigd aan het bestuur over zijn/haar werkzaamheden als webbeheerder.

Taken webbeheerder (zie bijlage)

Artikel 8 (ad hoc) commissies

(Ad hoc) commissies kunnen bestaan uit een onbepaald aantal deelnemers van de stichting, waaraan tenminste één bestuurslid wordt toegevoegd om verantwoording en verslag aan het bestuur te waarborgen. De leden van de commissies worden benoemd door het bestuur. De commissies zijn te allen tijde verantwoording verschuldigd aan het bestuur. Bij gebleken ongeschiktheid van een commissielid kan het bestuur onverwijld het betreffende lid uit zijn taak ontheffen en een ander commissielid benoemen.

Artikel 9 kascontrole

De kascommissie wordt benoemd tijdens de jaarlijkse evaluatie bijeenkomst en bestaat uit 2 personen en een reservelid. De zittingsperiode bedraagt twee jaar, zodanig dat nooit twee dezelfde personen in twee achtereenvolgende jaren optreden als lid van de kascommissie. In afwijking van artikel 4 wordt aan de kascommissie geen bestuurslid toegevoegd.
Een afgetreden penningmeester mag de eerste 3 jaar na aftreden geen zitting nemen in de kascommissie.
De kascommissie heeft tot taak, tenminste één maal jaarlijks de financiële administratie te controleren op juistheid.

Artikel 10 zaalcommissie

De zaalcommissie bestaat uit tenminste 3 personen.

Artikel 11 muziekstukken

De stichting stelt de deelnemers het in te studeren repertoire in bladmuziek ter beschikking. De originele bladmuziek blijft eigendom van de stichting.

Het is deelnemers ten strengste verboden bladmuziek aan derden uit te lenen.

De deelnemers kunnen de in te studeren muziekstukken mee naar huis nemen. Indien een deelnemer de muziekstukken mee naar huis neemt, is hij/zij zelf verantwoordelijk voor het in goede staat houden en beschikbaar houden van deze muziekstukken. Kosten die gemaakt moeten worden om deze muziek compleet te maken, worden gedragen door de betreffende deelnemer.
Indien een deelnemer muziekstukken mist, kan aan de bibliothecaris gevraagd worden voor completering.

Artikel 12 koorrepetities en verzuim koorleden

Indien een deelnemer niet bij een repetitie aanwezig kan zijn dient hij/zij zich af te melden bij het bestuur via een e-mail of met een appje. Indien men zich niet op tijd kan afmelden dient men zo spoedig mogelijk na het niet bijwonen van de repetitie alsnog te bellen of te mailen.
Deelnemers zijn verplicht op de generale repetitie voorafgaand aan een concert of een optreden aanwezig te zijn, indien men aan de betreffende activiteit deelneemt. Afwijking van deze regel is uitsluitend toegestaan na toestemming van het bestuur.
Indien een koorlid over het jaar genomen zonder duidelijke reden bij repetities of bij concerten/optredens te vaak afwezig is, zal dit worden besproken in het bestuur en zal hij/zij daarop worden aangesproken en kan eventueel deelnemerschap worden beëindigd.
Zelfstudie via de muziek op de dropbox is altijd noodzakelijk om de gewenste kwaliteit te behalen.
Tijdens de repetities wordt uitsluitend gebruik gemaakt van de verstrekte bladmuziek of de zelf aangepaste bladmuziek. Dit om de aanwijzingen van de dirigent goed te kunnen volgen. De nodige aantekeningen dienen met potlood te worden aangebracht. Alleen wanneer men de muziek volledig beheerst kan kort voor- of tijdens een optreden worden volstaan met het gebruik van uitsluitend de tekst.

Artikel 13 concerten en optredens

Het vervoer van/naar concerten en optredens is, indien niet uitdrukkelijk door het bestuur anders geregeld en bekend gemaakt, voor rekening en verantwoordelijkheid van de deelnemers zelf.
Foto’s van het koor of van afzonderlijke koorleden, gemaakt tijdens repetities, concerten en/of optredens, kunnen voor publicitaire doeleinden worden gebruikt.
Deelnemers dienen uitsluitend staand het concert of optreden uit te voeren en zich op te stellen voor zover mogelijk overeenkomstig de overhandigde kooropstelling.
Verwacht wordt dat voor zover mogelijk alle koorleden bij een concert of optreden aanwezig zullen zijn.
Het bestuur geeft per concert of optreden een advies voor wat betreft de kleding en de accessoires.

Artikel 14 slapende deelnemers

Deelnemers van New Sound kunnen hun actieve deelname aan de wekelijkse repetities voor een bepaalde periode stoppen. De betreffende deelnemer zal een verzoek met melding van reden indienen bij het bestuur. Het bestuur zal dit in overweging nemen en beslissen in het belang van het koor of zij hiermee akkoord kan gaan. Het besluit zal aan de betreffende deelnemer worden medegedeeld.
De contributie hoeft in de gestelde periode niet te worden doorbetaald. Na het verstrijken van de overeengekomen periode zal de deelnemer het bestuur meedelen of hij/zij het deelnemerschap wil beëindigen of voortzetten.
Bij het in gebreke blijven van de melding zal dit automatisch leiden tot beëindiging van het deelnemerschap.
Het bestuur zal het deelnemerschap van een deelnemer automatisch beëindigen (eerst na een gesprek over zijn/haar gedrag), als zijn/haar gedrag daartoe aanleiding geeft.

Artikel 15 Behoud kwaliteit

Deelnemers die de 75-jarige leeftijd hebben bereikt dienen opnieuw een stemtest af te leggen. Dit zal worden uitgevoerd in het 1^e kwartaal na het bereiken van de 75-jarige leeftijd. Indien de kwaliteit onvoldoende blijkt te zijn, kan betrokkene de repetities blijven bijwonen maar mag niet langer worden deelgenomen aan concerten/optredens. Ook bestaat de mogelijkheid dat de stemtest uitwijst dat de deelnemer bij een andere stemsoort wordt geplaatst. Deze stemtest zal daarna iedere 3 jaar worden uitgevoerd.

Artikel 16 Opzeggen lidmaatschap

Een koorlid dat zijn/haar lidmaatschap op wil zeggen, dient dit schriftelijk of per email kenbaar te maken. Voor de duidelijkheid is een motivatie gewenst. Het einde van het lidmaatschap gaat altijd in per eerst volgende maand. Voor de maand waarin wordt opgezegd is, ongeacht de dag waarop dit plaats vindt, nog contributie verschuldigd. Wanneer er over het lopende kwartaal teveel contributie is betaald, zal dit worden teruggestort. De verstrekte muziek en muziekmap, dienen bij het bestuur te worden ingeleverd.

Artikel 17 Wijzigen H.H.R.

Voor wijzigingen van het huishoudelijk reglement gelden dezelfde regels als voor wijzigingen van de statuten. Wijzigingen kunnen alleen met volledige overeenstemming van het bestuur doorgevoerd worden.

Het bestuur

1 oktober 2020

ROOSTER VAN AFTREDEN BESTUURSLEDEN

Bestuurslid	Functie	Datum aantreden	1e herverkiezing	2e herverkiezing	Datum aftreden
Jose v.Heusden	secretaris	01-05-2014	01-05-2017	01-05-2020
Jan Doorduijn	vice-voorzitter	24-03-2014	24-03-2017		01-10-2014
Jan Doorduijn	voorzitter	01-10-2014	01-10-2017	01-10-2020	24-03-2023
Mea Hofman	penningmeester	01-01-2015	01-01-2018	01-01-2021	01-01-2024
Henri Kluin	bestuurslid	01-01-2016	01-01-2019	01-01-2022	01-01-2025
Jenny Dijkman	bestuurslid	01-04-2017	01-04-2020	———-	01-01-2022
Ton Lahnstein	bestuurslid	01-02-2022	01-02-2025

Taakverdeling bestuur, zaalcommissie, webbeheerder en kascontrolecommissie – februari 2020

VOORZITTER

Organiseert – en zit de bestuursvergaderingen voor en leidt deze;
Agenda maken voor bestuursvergaderingen;.
Agenda maken voor de vergaderingen van het bestuur met de dirigent;
Leiding over repetities voor wat betreft het niet muzikale gedeelte;
Bijdrage leveren ten behoeve van het verbeteren van bestuursprocessen;
Procesbewaking besluitvorming;
Beoordelen financieel kwartaaloverzicht verstrekt door de penningmeester;
Leiding bij concerten en optredens;
Ontvangen, begeleiden en introduceren nieuwe koorleden;
Aanpassing/naleving huishoudelijk reglement;
Het opstellen van een jaarlijks vergaderrooster in overleg met overige bestuursleden;
Het in overleg met de secretaris opstellen van een jaarverslag

PENNINGMEESTER

Inning van de contributie van de koorleden;
Per kwartaal maken van een financieel overzicht en verspreiden aan overige bestuursleden;
Lopende bankrekeningen bijhouden;
Begroting maken;
Het maken van de financiele jaarrekening;
Jaarlijkse kascontrole begeleiden;
Bijwonen van de bestuursvergaderingen;
Contracten opstellen en financieel actueel houden;
Het aanvragen van subsidies en fondsen in overleg met de algemeen adjunct.

SECRETARIS

Bestuursvergaderingen bijwonen en notuleren;
Vergaderingen van bestuur met de dirigent bijwonen en notuleren;
Notulen uitwerken en verspreiden naar de overige bestuursleden;
Beoordelen financieel kwartaaloverzicht verstrekt door de penningmeester;
Ingekomen post/mail lezen en afhandelen;
Archiefbeheer;
Aanmelden voor concerten en contact houden met de betreffende instanties;
Het koor elk jaar opnieuw aanmelden bij Fonds 1818 (Koren Zingen Voor Ouderen);
Bij concerten in zorgcentra (volgens lijst Fonds 1818) subsidie aanvragen;
1 x per jaar opgave aan Buma/Stemra;
Verzorgen van nieuwsbrieven voor de koorleden;
Eenmaal per jaar in overleg met de voorzitter een jaarverslag maken;
Actueel houden van contactenlijst;
Actueel houden van het rooster van aan-en aftreden bestuursleden;
Ledenbestand beheren en bijhouden;
Bestellen van originele bladmuziek;
In overleg met dirigent vakantieschema opstellen;
Het aan-en afmelden van bestuursleden bij de Kamer van Koophandel.

BIBLIOTHECARIS

Zorg over de bladmuziek van de stichting;
Draagt zorg voor een overzichtelijk opbergsysteem van deze bladmuziek;
Het (laten) kopieren van bladmuziek voor de koorleden, dirigent en pianist;
Verantwoordelijk voor het eenmalig verstrekken van de bladmuziek aan de koorleden, dirigent en pianist en de administratie hiervan;
Het verzorgen van de bladmuziek aan de invallende dirigenten;
Bijwonen van de bestuursvergaderingen;
Beoordelen financieel kwartaaloverzicht verstrekt door de penningmeester;
Eventueel vervangende lokatie voor de repetities regelen;
Bij afwezigheid van de dirigent voor vervanging zorgen;
Het uitdelen van de flyers bij concerten en het beheer daarvan.
Bijhouden van de presentielijst van de koorleden tijdens de repetities en concerten.

ALGEMEEN ADJUNCT

Vervangt ieder bestuurslid bij diens afwezigheid;
Bijwonen van de bestuursvergaderingen;
Beoordelen financieel kwartaaloverzicht verstrekt door de penningmeester;
Het regelen van vervoer bij concerten;
Het samenstellen van een ad hoc commissie en daarmee contact houden en begeleiden
Het zoeken naar locaties van korenfestivals in overleg met het bestuur;
Het aanmelden voor concerten en contact houden met de betreffende instanties;
Organisatie uitstapjes van het koor in overleg met het bestuur;
Het zoeken naar sponsoren, fondsen en subsidiemogelijkheden in overleg met de penningmeester;
In combinatie met de ad hoc commissie het uitvoeren van werkzaamheden die nodig zijn t.b.v. concerten, zoals publicatie, het regelen van foto- en/of video opnames, het samenstellen van programmaboekjes etc.

ZAALCOMMISSIE

Het klaarzetten voor elke repetitie van de koffiekopjes;
Het klaarzetten voor elke repetitie van de stoelen en de piano, te regelen via een inschrijflijst;
Bardiensten draaien, te regelen via een inschrijflijst;
Het aanschaffen van boodschappen o.a. frisdrank, bier en wijn en de voorraad hiervan bijhouden;
Whiteboard bijhouden voor het vermelden van diverse mededelingen;
Het bijhouden van de inkomsten en uitgaven van o.a. koffie en de diverse dranken en hierover verantwoording verschuldigd aan de penningmeester;
Na afloop van iedere repetitie alles controleren en afsluiten;
Het beheren van de lief- en leedpot en het verzorgen van kaarten/bloemen/kado’s bij speciale gelegenheden;
Contact onderhouden met Abtswoude betreffende het zaalgebruik.

WEBBEHEERDER

Verantwoordelijk voor het plaatsen van informatie op website aangeleverd vanuit het secretariaat van New Sound en het onderhoud van de website.

KASCONTROLECOMMISSIE

Deze kascontrolecommissie wordt benoemd tijdens de jaarlijkse evaluatievergadering en bestaat uit 2 personen en 1 reservelid. De zittingsperiode bedraagt 2 jaar, zodanig dat nooit twee dezelfde personen in twee achtereenvolgende jaren optreden als lid van deze commissie.

Eenmaal per jaar de financiele administratie controleren op juistheid onder begeleiding van de penningmeester.